Tietosuojakäytäntö

ROLLING CHEESE OY:n ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

REKISTERINPITÄJÄ

Rolling Cheese Oy (Y-tunnus: 3192789-6), Museokatu 20-22, 00100 Helsinki; puhelin +358 50 539 5067

YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Nelli Steer; sähköposti info@rollingcheese.fi.

REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhteen hoito ja ylläpito sekä laskutus. Henkilötietokäytäntö koskee henkilötietoja, jotka Asiakas on antanut Rolling Cheese Oy:lle tehdessään tilauksen verkkokaupassa, rekisteröimällä käyttäjätilin tai liittyessään postituslistalle. Henkilötietokäytäntö koskee myös yritys- ja henkilöasiakkaita, jotka ovat ollet laskutusasiakkaina Rolling Cheese Oy:n kivijalkakaupoissa.

Asiakasrekisteri sisältää vain Asiakkaan itse luovuttamia tietoja. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: tilausten, toimitusten, reklamaatioiden, laskutuksen, perinnän, toiminnan kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilötietolain puitteissa Rolling Cheesen alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jotka toimivat Rolling Cheesen toimeksiannosta. Esimerkki tämänkaltaisesta toimijasta on ulkopuolinen kuljetusyhtiö. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Henkilötiedot sisältävät tai ne voivat sisältää: 

• Asiakkaan nimi
• Yrityksen nimi
• Sähköpostiosoite
• Laskutusosoite
• Postitusosoite
• Puhelinnumero
• Tilauksen tiedot
• Tilaushistoria

 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: asiakas kirjoittaa henkilökohtaisesti tiedot Rolling Cheesen verkkokauppaan tehdessään tilausta tai luodessaan asiakastiliä. Asiakas voi myös lisätä tai täydentää tietojaan käymällä kivijalkaliikkeessä, sähköpostitse tai puhelimitse.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakastietoja voidaan siirtää lain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietojen luovutus on suojattu EU:n vaatimalla yksityisyydensuojan huomioivalla tavalla mukaan lukien myös Euroopan Komission päätöksen 2002/2/EC. 

KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muin suojakeinoin. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan, ja sen loputtua seuraavat viisi (5) vuotta.

Henkilötiedot poistetaan henkilön erillisestä pyynnöstä tai viiden vuoden määräajan kuluttua poistamalla ne manuaalisesti kaikista järjestelmistä, joissa tieto on tallennettuna.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rolling Cheese voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi voidaan toteuttaa esimerkiksi luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä.

Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä ja kohdentaa asiakasviestintää oikein. Profilointia voidaan hyödyntää asiakasviestinnässä esimerkiksi asiakkaan tilaushistorian perusteella.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

1. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietojaon talletettu Rolling Cheese Oy:n asiakasrekisteriin.

Rekisteröity voi itse tarkastaa omat tietonsa kirjautumalla asiakastililleen verkkokaupassa. Rekiteröity voi myös tehdä tarkastuspyynnön. Se tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan ‘YHTEYDENOTOT’  mukaisesti.

2. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tai käyttäjän pitää oma-aloitteisesti itse oikaista, poistaa tai täydentää rekisterissä olevat virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tietonsa silloin kun tämä on mahdollista. Toimenpiteet pitää tehdä ilman aiheetonta viivästystä, kun rekisteröity tai käyttäjä on itse havainnut virheen tai saanut tiedon virheestä.

Rekisteröity voi itse korjata tai poistaa tietoja kirjautumalla asiakastililleen Rolling Cheese verkkokaupassa. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan ‘YHTEYDENOTOT’  mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Rolling Cheesen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

 3. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Rolling Cheese Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Rolling Cheese Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rolling Cheese Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi antaa Rolling Cheese Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

4. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut  Rolling Cheese Oy:lle tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla , rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

5. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

6. Rekisteröidyn muut oikeudet

Suostumuksen peruutus: Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kaikkien häntä koskevien henkilötietojen poistamista Rolling Cheesen asiakaskeristeristä asiakassuhteen päätyttyä (ja/tai kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää perustetta).

Pyyntö suostumuksen peruuttamisesta tai henkilötietojen poistamisesta tehdään ilmoittamalla tästä Rolling Cheeselle tämän tietosuojaselosteen kohdan ‘YHTEYDENOTOT’ mukaisesti.

Oikeus saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta: Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada ilman aiheetonta viivettä ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos tästä oletetaan aiheutuvan korkea riski rekisteröidyn oikeuksille, ensisijaisesti tietosuojaan ja yksityisyyteen liittyen. (mutta mahdollisesti myös muihin perusoikeuksiin liittyen).

Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta voidaan tehdä joko suoraan rekisteröidylle tai käyttämällä julkisia tiedotusvälineitä, mikäli suora ilmoitus ei kyseisessä tilanteessa ole kohtuullisella vaivalla toteutettavissa tai aiheuttaisi ilmoitukseen merkittävää viivettä. Suorassa ilmoituksessa voidaan käyttää mitä tahansa henkilön Rolling Cheeselle antamaa yhteystietoa.

                                                                                                                                           YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Rolling Cheese Oy:hyn kirjallisesti sähköisten palvelukanavien kautta lähettämällä sähköpostin osoitteeseen info@rollingcheese.fi.

Sähköpostin aihe-kentässä ja kirjekuoren päällä tulee selkeästi näkyä, että kyseessä on ”Rekisteröidyt tiedot / Rolling Cheese Oy”, jotta se yrityksessä osataan viiveettä ohjata oikealle taholle käsittelyyn.  

Kaikissa pyynnössä on riittävällä tavalla ilmaistava, mitä tietoja tai mitä käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rolling Cheese voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys tullaan varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

Omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä pyynnöissä Rolling Cheese toteuttaa pyynnöt yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on erityisen laaja tai aiheuttaa huomattavasti lisätyötä, Rolling Cheesellä on tietosuoja-asetuksen perusteella mahdollisuus kahden kuukauden lisäaikaan pyynnön toteuttamiseksi. Tällaisessa tilanteessa Rolling Cheese on yhteydessä pyynnön esittäjään yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.  

Rolling Cheesellä on tietosuoja-asetuksen perusteella mahdollisuus kieltäytyä pyynnöstä, mikäli rekisteröidyn esittämä pyyntö on perusteeton tai kohtuuton, kuten toistuvasti tapahtuvat pyynnöt omien tietojen tarkastukseen.  

Omien oikeuksien käyttö on ensisijaisesti maksutonta, mutta Rolling Cheese voi toistuvasti tapahtuvissa pyynnöissä edellyttää korvausta.

Päivitetty Marraskuussa 2024